Відповідальність виробників та дистриб'юторів за коригувальні дії

Відповідальність виробників і дистриб'юторів за коригувальні дії варіюється залежно від обставин. Компанії повинні мати угоди зі своїми постачальниками, які визначають їх відповідні обов'язки щодо коригувальних дій.

Виробник продукту повинен вжити відповідних коригувальних дій, щоб уникнути ризиків, пов'язаних з продуктом.

Організація, яка бере на себе основну відповідальність за коригувальні дії, визначалася наступним чином:

•    для продуктів, вироблених в ЄС і маркованих виробником, відповідальність виробника повинен взяти на себе виробник продукту.

•    для продуктів, вироблених в ЄС і маркованих дистриб'ютором, відповідальність виробника повинна бути розділена між виробником і дистриб'ютором.

•    для продуктів, вироблених за межами ЄС і маркованих виробником, відповідальність виробника повинна взяти на себе компанія, яка імпортує продукт в ЄС (яка може бути агентом виробника в ЄС). На практиці імпортер, як правило, повинен залучати виробника до будь-яких коригувальних дій.

•    для продуктів, вироблених за межами ЄС і випущених під торговою маркою дистриб'ютора в ЄС, відповідальність виробника повинен взяти на себе дистриб'ютор. Дистриб'ютор може побажати залучити виробника або його уповноваженого представника до будь-яких коригувальних дій.

Якщо дистриб'ютор (оптовий або роздрібний торговець) продукту не бере на себе роль виробника, він все ж повинен взяти на себе наступні обов'язки щодо коригувальних дій:

•             збір інформації про небезпечні продукти та передача її виробнику і компетентним органам.

•    надання інформації, що допомагає відстежити походження продуктів.

•    надання інформації про покупців продукції (якщо дозволяють вимоги захисту даних).

•    Співпраця з виробниками і компетентними органами в коригувальних діях, наприклад:

•    проведення коригувальних дій від імені виробника

•    ізоляція та вилучення продуктів і їх повернення виробнику

•    співпраця в опублікуванні повідомлення про коригувальні дії

•    звернення до покупців продукції на  запит виробника

•    співпраця в зборі продукції та поверненні її виробнику

Ключовими міркуваннями для успішного коригувального заходу є діяти швидко і ефективно, оскільки від цього може залежати безпека споживачів і репутація вашої компанії.

Компанія-виробник повинна планувати заздалегідь, до того, як у вас виникне проблема:

•    встановити політику і процедуру коригувальних заходів

•    обговорити свою політику з торговими партнерами.

•    заздалегідь створіть групу коригувальних дій

•    моніторинг інформації про безпеку вашої продукції

•    ведіть належні записи, щоб допомогти відстежувати продукти та ідентифікувати клієнтів і кінцевих користувачів.

•    зіберіть документи про конструкцію та безпеку вашого продукту.

•    оновлюйте контактну інформацію ключових осіб та організацій.

Необхідно оцінити ризики при інциденті:

•    визначте саму небезпеку та її причину

•    оцініть, скільки продуктів зачеплено

•    визначте, хто може бути зачеплений

•    подумайте, яка тяжкість травми може виникнути

•    оцініть ймовірність такої травми

•    оцініть прийнятність загального ризику.

Якщо необхідні коригувальні дії, вирішіть, чи повинні коригувальні дії включати:

•    які коригувальні дії необхідно виконати

•    узгодити обов'язки та дії з дистриб'юторами

•    інформувати органи нагляду за ринком.

Якщо акція пов'язана з продуктами, що знаходяться в руках споживачів, вам необхідно:

•    відстежувати продукти та їх власників

•    створити комунікаційну програму

•    чітко і просто скласти будь-яке повідомлення про коригувальні дії.

•    вирішити, як передати повідомлення

•    працювати зі своїми споживачами, не уникаючи їх

•    виконати коригувальні дії на продуктах

•    необхідність проведення роботи з товарами, які були повернуті

•    відстежувати реакцію на коригувальні дії і вирішувати, чи потрібні подальші дії.

Після коригувальних дій – вчіться на власному досвіді, перегляньте стандарти проектування і поліпшіть системи якості, щоб уникнути проблем в майбутньому.

Оцініть успішність процедури коригувальних дій і внесіть будь-які поліпшення, обов'язково надсилайте коментарі та подяки ключовим учасникам.

Завчасне планування є життєво важливим, щоб виробники та дистриб'ютори могли діяти швидко, якщо це необхідно.

І виробники, і дистриб'ютори потребують політики коригувальних дій.

Деталі такої політики можуть відрізнятися, але повинні включати заяву керівництва компанії про її цілі та прихильність до наступного:

•    для якнайшвидшого вжиття коригувальних заходів для відновлення безпеки продукту.

•    надати всі необхідні ресурси для проведення коригувальних дій.

•    за необхідності повністю і негайно інформувати споживачів про вжиті коригувальні дії.

Політика повинна бути розроблена таким чином, щоб компанія могла:

•    дотримуватися європейського та національного законодавства щодо безпеки продуктів, повідомлення про небезпечні продукти та вжиття коригувальних заходів.

•    звести до мінімуму незручності для споживача.

Виробникам і дистриб'юторам рекомендується консультуватися і співпрацювати з владою в державах-членах при виконанні коригувальних дій, дотримуючись будь-яких кодексів практики, де вони існують. Між державами-членами можуть бути відмінності в умовах, процедурах і вимогах до таких дій.

Організації повинні мати власну задокументовану процедуру коригувальних дій, застосовну до їхніх власних обставин.

Коригувальні дії можуть включати:

•    зміну дизайну продуктів

•    вилучення продукції з мережі збуту

•    відправлення інформації та попереджень про правильне використання продуктів споживачам

•    модифікацію продуктів на території замовника або в іншому місці

•    відкликання товарів у споживачів для заміни або повернення грошей.

Будь-хто, хто може бути залучений до процесу, повинен бути ознайомлений з політикою компанії для підвищення репутації компанії щодо відповідального ставлення до своїх клієнтів і мінімізації шкоди репутації своєї продукції.

Наскільки це можливо, план коригувальних дій повинен включати наступні компоненти:

Група коригувальних дій, керівник повинен зібрати команду зі знанням наступних функцій:

•    дизайн

•    виробництво

•    безпека продукції/управління ризиками

•    гарантія якості

•    закупівлі

•    збут

•    маркетинг і обслуговування клієнтів

•    громадські та корпоративні відносини

•             юридичний відділ

•    бухгалтерія

У невеликих організаціях за деякі функції може відповідати одна особа або вони можуть виконуватися сторонніми організаціями. Одна особа повинна нести загальну відповідальність за зовнішні комунікації. Очолювати команду повинен старший менеджер, який підпорядковується раді директорів компанії або генеральному директору (або аналогічній особі в невеликій організації). Головний виконавчий директор або уповноважений ним представник повинні приймати основні рішення про коригувальні дії.

Члени групи повинні бути навчені своїм ролям, і група повинна протестувати процедури, які вони планують використовувати, за допомогою імітаційних вправ. Це може також залучити сторонні організації.

Дистриб'ютор також може потребувати створення команди з деякими з цих функцій.