Обов'язки Уповноваженого представника у Європейському Союзі.

Якщо ваш бізнес знаходиться за межами Європейського Союзу, вам потрібен уповноважений представник.

Згідно з Регламентом (ЄС) 2019/1020, компанії без присутності або адреси в ЄС, які продають продукцію клієнтам з ЄС, повинні мати уповноваженого представника в Європі.

Обов'язки уповноважених представників описані в Директивах і Регламентах Європейського Союзу.

Уповноважений представник – будь-яка фізична (індивідуальний комерсант) або юридична особа, зареєстрована в Європейському Союзі, яка отримала і прийняла письмове доручення від виробника, розташованого за межами ЄС, діяти від імені виробника, із зазначенням завдань і зобов'язань, які визначені в певному секторі промислового законодавства.

У кожному законодавчому Акті описані завдання, які можуть бути делеговані виробником уповноваженому представнику і умови, за яких це може відбуватися. Ці відносини повинні бути охоплені точним договором.

Як мінімум, обов'язки уповноважених представників включають перевірку того, що декларація відповідності ЄС, технічна документація була складена і що виробник виконав відповідну процедуру оцінки відповідності.

Уповноважений представник повинен мати копії всіх документів і надати їх наглядовим органам за мотивованим запитом. Це включає в себе технічну документацію, декларації про відповідність, сертифікати, включаючи їх зміни та доповнення.

У разі, якщо потрібна реєстрація інформації про продукт на певних порталах ЄС, уповноважені представники повинні будуть переконатися, що виробник зареєстрував необхідну інформацію, наприклад в EUDAMED і EPREL.

Уповноважений представник повинен співпрацювати з наглядовими органами в профілактичних і коригувальних діях і негайно інформувати виробника про скарги і вимоги органів влади.

Уповноважений представник може нести відповідальність за дефектні пристрої спільно з виробником, якщо виробник не виконав свої зобов'язання, які не проконтролював Authorised representative.

Уповноважений представник повинен припинити повноваження, якщо виробник діє всупереч своїм зобов'язанням. У таких випадках уповноважений представник повинен негайно інформувати владу держави-члена, в якій він заснований, і, де це застосовно, нотифікований орган, що бере участь у забезпеченні оцінки відповідності, про причини припинення дії своїх зобов'язань.

В європейському законодавстві, в кожному Акті конкретного сектора промисловості, також описуються види діяльності, які не можна делегувати уповноваженому представнику, і це не може бути включено в договір між виробником і уповноваженим представником. Приклади можуть включати вимоги, пов'язані з конструкцією пристрою, системою управління якістю, складанням технічної документації, складанням і підписанням ЄС Декларації відповідності, якщо це є обов'язком виробника. Уповноважений представник не завжди може бути відповідальним за дотримання нормативних вимог.

Зміна уповноваженого представника вимагає відповідного узгодження, яке визначає домовленості між виробником і як тим, що йде, так і новим уповноваженим представником.

Детальні процедури зміни уповноваженого представника повинні бути чітко визначені в договорі між виробником, де це практично можливо, уповноваженим представником, що йде, і новим уповноваженим представником. Це особливо важливо, якщо попередній представник під свою повну відповідальність складав і підписував ЄС Декларацію відповідності.

У цій угоді повинні бути розглянуті, принаймні, наступні аспекти:

•    дата припинення повноважень уповноваженого представника, що йде, і дата початку повноважень уповноваженого представника, що вступає;

•    дата, до якої уповноважений представник, що йде, може бути вказаний в інформації, наданій виробником, включаючи будь-які рекламні матеріали та зберігання технічного файлу, відповідно до вимог Регламенту 2019/1020;

•    передача документів, включаючи аспекти конфіденційності та права власності;

•    обов'язок уповноваженого представника, що йде, після закінчення терміну повноважень направляти виробнику або новому уповноваженому представнику будь-які скарги або звіти від наглядових органів, користувачів, пов'язаних з продуктом.

Станом на 16 липня 2021 року, якщо ви імпортуєте свою продукцію в ЄС і не маєте фізичної присутності в ЄС, ви повинні дотримуватися тієї ж процедури, що і звичайні виробники продуктів, щоб отримати уповноваженого представника.

Беручи на себе роль уповноваженого представника і якщо виробник діє шахрайським чином, представник може бути притягнутий до відповідальності, якщо не повідомить про це компетентні органи ринку. Крім того, уповноважений представник повинен мати співробітників з дотримання нормативних вимог, які добре знайомі з законодавством ЄС і мають достатній досвід.

Якщо уповноважений представник є необхідним і не призначається, продаж продукції споживачам з ЄС є незаконним. Це ризик, на який краще не йти, і який може викликати багато проблем з вашими продуктами. Якщо органи ринку виявлять, що у вас немає уповноваженого представника в ЄС, продукт буде відкликаний. Крім того, якщо інформація про уповноваженого представника не видно на упаковці, вона часто знищується після прибуття.

З 16 липня 2021 року, в обов'язковому порядку, згідно з вимогами Регламенту 2019/1020, необхідна відповідальна особа при поставці продукції в країни ЄС, обов'язки якої в змозі виконувати Authorized representative.

Зберігання документів, що підтверджують відповідність вимогам – одна з основних обов'язків Authorized representative. Існують різні вимоги до того, як довго це повинно зберігатися в залежності від продукту.

Залежно від того, що зазначено у відповідному законодавстві ЄС щодо продукту, уповноважений представник може нести або не нести юридичну відповідальність за дефектні або невідповідні вимогам продукти. Наприклад, відповідно до більшості правил і директив щодо маркування CE, таких як Директива щодо низької напруги та Директива щодо безпеки іграшок, уповноважений представник не несе жодної відповідальності. Однак, якщо продукт підпадає під дію Регламенту щодо медичного обладнання, відповідальність несе уповноважений представник.

Важливо грамотно вибрати свого уповноваженого представника. Уповноважений представник матиме доступ до всіх файлів та інформації про відповідні продукти, тому призначення сторони, яка не має економічного або комерційного відношення до продуктів, є кращим вибором для виробників.

Беручи до уваги обов'язки Уповноваженого представника щодо перевірки Декларації про відповідність та підтримання зв'язку між виробником і органами ринку, вкрай важливо вибрати Уповноваженого представника, який має досвід у сфері відповідності. Це запобігає юридичним ускладненням і гарантує, що ви, як виробник, будете повідомлені тільки про питання відповідності, які безпосередньо стосуються вашого продукту.

Перш за все, ви повинні переконатися, що ваш уповноважений представник є компанією, якій можна довіряти, яка має хорошу репутацію. Досвід роботи уповноваженого представника в галузі, в якій існує ваш продукт, також дуже цінний. Не варто довіряти компаніям, які мають досвід менше п'яти років, обов'язково перевірте особу, яка зареєструвала компанію.